Algunas de las herramientas que posee la llamada Web 2.0 pueden servir para aumentar la productividad, la circulación de información y el sentimiento de pertenencia entre los empleados de una empresa.
El concepto de Web 2.0 nació hace cuatro años en Estados Unidos para denominar una nueva clase de sitios Web donde los usuarios finales podían tener una experiencia inédita hasta el momento: ser protagonistas.
Los beneficios de generar experiencias donde los usuarios pudieran crear su propio espacio, alimentarlo, compartirlo y difundirlo se hicieron notar rápidamente dando lugar al surgimiento de una gran cantidad de sitios Web 2.0, entre los que podemos mencionar a Facebook, YouTube o Flickr.
Si bien cada uno de estos sitios apunta a segmentos distintos de las llamadas redes sociales, podemos destacar entre sus características más importantes las siguientes:
- Alta participación de los usuarios
- Generación de redes de contactos
- Intercambio de información
- Espacios con contenidos personalizados
Al analizar las características de una intranet corporativa encontramos los mismos objetivos, que en muchos casos constituyen un problema aún irresuelto. Son comunes por ejemplo, los casos en los que se invierten grandes presupuestos en diseñar una intranet para luego encontrarse con el problema de que nadie la usa o cuando alguien necesita cierta información lo más probable es que le pregunte a su compañero de lado antes que buscarla en la intranet.
Algunas funcionalidades Web 2.0 pueden resolver estos problemas al incentivar la participación, el intercambio, la búsqueda de información y el sentimiento de pertenencia.
Incrementar la participación mediante los Blogs
Los blogs constituyen una excelente herramienta para fomentar la participación de los empleados. Pueden generarse blogs por ciudades, áreas de la compañía, equipos de trabajo, o temas.
También son comunes los blogs del CEO (Chief Executive Officer) o Presidente donde los empleados pueden tener una instancia de comunicación directa con la máxima autoridad de la compañía a la que pertenecen.
Redes sociales internas
La posibilidad de generar redes de contacto dentro de la empresa fomentará la productividad y mejorará el clima laboral. Ya no es suficiente con presentar un directorio con los datos de contacto de los empleados, que frente a las herramientas que existen hoy puede resultar frío y poco amigable.
Si para la empresa es importante que los empleados interactúen entre sí y conozcan las responsabilidades y características del trabajo de sus pares es necesario proporcionar experiencias más personales.
Para ello se debe permitir que los usuarios agreguen contenidos propios además de sus datos de contacto básico. Por ejemplo qué actividades practican en su tiempo libre, cómo está compuesta su familia o fotos de sus vacaciones.
También es importante que puedan agrupar los contactos con criterios propios, por ejemplo: miembros del equipo del Proyecto Z.
Espacios de colaboración: foros
Los foros son una muy buena opción para generar ambientes colaborativos y también lúdicos entre los empleados. Su gran ventaja es que pueden ser utilizados para discutir casi sobre cualquier tópico y al mismo tiempo pueden ser controlados mediante la presencia de un moderador.
¿Quién sabe? Las Wikis
Una Wiki es un espacio que funciona como una enciclopedia administrada por los usuarios de manera colaborativa. El mayor exponente actual de este tipo de sitios es Wikipedia, donde existen millones de artículos sobre los temas más variados, cuyas definiciones van siendo creadas y actualizadas por los propios usuarios.
Una Wiki creada internamente puede constituir un soporte informativo fundamental para resolver consultas lúdicas cómo “Dónde fue la fiesta de fin de año en el 2000” hasta aspectos fundamentales de la compañía como cuál es la composición accionaria.
Las Wikis además pueden generar un ambiente colaborativo donde los empleados “compitan” por constituirse en referentes de ciertos temas sobre la compañía, sus actividades, proyectos, etc.
En síntesis, es importante comenzar a analizar las implicancias de que los empleados sean también consumidores de sitios Web 2.0 cuando están fuera de la oficina y por lo tanto vayan incorporando nuevas herramientas a su uso cotidiano de Internet.
La brecha que exista entre este uso cotidiano y la experiencia con la intranet corporativa puede ser una de las principales causas de una baja participación y escaso uso.
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