Son las personas, no las reuniones

Todos hemos tenido buenas y malas experiencias en reuniones. Pueden ser aburridas, improductivas y hasta absurdas. Algunas empresas tienen una cultura de la reunión mientras que otras las consideran tóxicas y promueven su boicot. Sin embargo, hay reuniones productivas, necesarias y esclarecedoras. Lo que determina que sean de una forma u otra es siempre el mismo factor: las personas que participan en ellas.

En uno de los capítulos del libro Rework, Jason Fried y David Hansson de la empresa 37Signals le declaran la guerra a las reuniones de trabajo. Recientemente fueron todavía un poco más lejos y en una movida de marketing, lanzaron el sitio boycottameetingday.com donde en línea con el capítulo de su libro califican a las reuniones de tóxicas, improductivas y, directamente, promueven un boicot en contra de ellas.

Algunas de los conceptos que Jason y David plantean respecto a las reuniones son que:

• Fragmentan el día laboral en partes pequeñas e incoherentes que rompen el flujo natural de trabajo.
• Tratan sobre palabras y conceptos abstractos, no cosas reales (como el código o el diseño de una interfaz).
• Albergan al menos un idiota que inevitablemente hace lo posible por hacerle perder el tiempo a todos los demás con cosas sin sentido.
• Frecuentemente tienen agendas tan vagas que nadie está seguro de qué tratan.

Si bien es cierto que las malas reuniones (aquellas que contienen alguno o todos los problemas descriptos antes) atentan contra la productividad y entorpecen el desarrollo de un proyecto creo que no tener ni una sola reunión puede traer más problemas que beneficios. No queda claro si esto última es lo que Jason y David plantean realmente pero la proclama “No more meetings” (no más reuniones) parece bastante explícita al respecto.

Más importante aún, creo que el planteo pone el acento en el lugar equivocado al considerar que el problema son las reuniones en lugar de las personas que participan de ellas.

En efecto, en las reuniones se pueden lograr muchas cosas beneficiosas para un proyecto como:

• Resolver problemas de comunicación típicamente producidos por las limitaciones de los canales electrónicos como el email o el chat.
• Destrabar situaciones conflictivas entre los miembros de un equipo de trabajo.
• Descubrir más rápidamente mejores soluciones a determinados problemas.
• Generar confianza y empatía en nuestros interlocutores, sean clientes, jefes, pares o empleados.
• Mantener motivado a un equipo de trabajo y
• Escuchar, tanto lo que una persona dice como lo que no dice.

Creo que intentar generar empatía por skype o motivación por email puede ser hasta contraproducente.

El problema, me parece, no son las reuniones sino algunas características de las personas que asisten a ellas. Si las personas que participan en  una reunión tienen escasas habilidades de comunicación, son naturalmente dispersas, no saben escuchar o tienen una actitud negativa (por el motivo que sea) probablemente la reunión será larga, tediosa y difícil.

Por el contrario, si las personas son asertivas en la comunicación, saben escucharse y el foco está puesto en la resolución de problemas, las reuniones se convierten en dinámicas fundamentales para encontrar soluciones creativas, innovadoras y colaborativas a los problemas que se intentan resolver en cualquier proyecto.

Las reuniones, al igual que cualquier asociación o empresa donde participan personas, no son malas por sí solas, sino que son el resultado de quienes las lideran y participan de ellas.