La implementación de Intranets puede fracasar muy fácilmente si no se tienen en cuenta aspectos vinculados a la usabilidad y el diseño centrado en el usuario, que ayudan a desarrollar interfaces Web coherentes y estables.
Las intranets surgieron con el objetivo de establecer un canal de comunicación unificado y coherente para toda la información corporativa de una empresa. Esto facilitaría, se pensaba, la búsqueda, recopilación y almacenamiento de casi toda la información tangible que circula dentro de una organización y es necesaria para desarrollar las tareas cotidianas.
Sin embargo, muchas grandes corporaciones, han fracasado en este objetivo y actualmente poseen una infraestructura desactualizada que hace muy difícil cualquier consulta de información.
Pero el fracaso no se debe tanto a los aspectos relacionados con la infraestructura técnica sino con aspectos culturales y la poca capacidad de la corporación para poder gestionarlos. Las intranets suponían originalmente una gran libertad: cada área de una compañía tendría la facultad de crear y administrar su propio contenido, dentro de una determinada porción de la Intranet.
Esta metodología derivó años más tarde en un gran desorden. Cada sección que se navegaba tenía un esquema de navegación y un diseño diferente, lo que resultaba muy frustrante para el usuario medio cuando debía buscar u obtener cierta información. Además es bastante común que el compromiso de las diferentes áreas para actualizar el contenido de la Intranet varíe de una entrega absoluta al más absoluto abandono.
LA USABILIDAD COMO FACTOR DIFERENCIADOR
Frente a este panorama, por cierto bastante desalentador, la usabilidad y el diseño centrado en el usuario, metodologías ambas que ayudan a desarrollar interfaces intuitivas, fáciles de usar y al servicio de quienes serán sus usuarios finales, arrojan un poco de luz sobre el futuro de las Intranets corporativas.
Para empezar, las Intranets tienen que estar pensadas para sus usuarios, al igual que un sitio Web. Pero aquí los usuarios son los empleados de una compañía. Relevar sus preferencias, las aplicaciones que utilizan cotidianamente, los contenidos que consultan o cómo prefieren obtener la información resulta vital para lograr un producto que satisfaga sus necesidades y expectativas.
Pensar la estructura de contenidos de una Intranet en base a la estructura de la organización puede ser muy tentador, después de todo, los empleados la conocen a la perfección y pueden sentirse fácilmente identificados con ella. Lo que deberá evaluarse aquí es si reproduciendo la estructura de una organización no se está evitando lo que se denomina la "navegación cruzada" es decir la posibilidad de que un usuario consulte y navegue por contenidos que quizás no tengan que ver directamente con su propia área pero que pueden resultarle útiles de todos modos.
DIRECTORIOS, BÚSQUEDAS Y NOTICIAS
Además de pensar una estructura de contenidos centrada en el usuario, para que la navegación sea intuitiva, rápida y fácil, existen tres elementos que debe poseer una Intranet y que contribuirán activamente a su éxito. Ellos son:
- Directorios: los directorios son un conjunto de categorías donde todo el contenido de la Intranet está organizado. El ejemplo más común es el que utilizan Yahoo! o Google, los buscadores más importantes de la Web.
- Búsquedas: los motores de búsqueda siguen siendo una de las herramientas más utilizadas por los usuarios de Internet para navegar. Y este hecho aplica también para las Intranets, por lo que ubicar un campo de búsqueda en la Home, que indexe todo el portal resulta central.
- Noticias: Internet es un medio de información y la pieza de comunicación más importante en este medio es la noticia. Aquí se trata de incorporar noticias sobre la compañía, sus unidades de negocios, actividades y empleados.
DEFINICIÓN DE ESTÁNDARES
Por último es importante definir y controlar estándares de diseño y contenido. Porque aunque la Intranet tenga la estructura y contenidos correctos, si la forma de presentación no es la misma en todas las páginas del portal, recorrerlo resultará muy difícil para los usuarios.
Para la definición de estándares es recomendable:
- Proveer ejemplos de aplicaciones correctas e incorrectas de los estándares
- Definir una lista de comprobación de estándares
- Hacer que un experto revise periódicamente los diseños y pueda responder dudas de quienes tienen la responsabilidad de crear contenido o piezas de diseño
- Mantener actualizado el documento de estándares
- Desarrollar plantillas y herramientas que hagan más fácil la implementación de los diseños estándares que los no estándares.
Seguir una metodología como la usabilidad y el diseño centrado en el usuario permite desarrollar interfaces escalables en el tiempo, con la capacidad de absorber cambios y modificaciones en los contenidos sin perder de vista el objetivo central de proveer información útil a los usuarios finales de una importante herramienta corporativa como es la Intranet.
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